Od 1 kwietnia 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców w Polsce. To istotna zmiana w sposobie dokumentowania sprzedaży, która wpłynie zarówno na duże firmy, jak i mikroprzedsiębiorców. Warto  zrozumieć nowe zasady i odpowiednio przygotować swoją działalność.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF w 2026 roku zostało podzielone na dwa etapy:
•    od 1 lutego 2026 roku, system objął największe przedsiębiorstwa, których łączna wartość sprzedaży brutto wraz z podatkiem VAT przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku. 
•    od 1 kwietnia 2026 roku, obowiązek zostaje rozszerzony na wszystkich pozostałych przedsiębiorców, w tym także na podatników zwolnionych z VAT.

Dla najmniejszych firm przewidziano jednak pewne odroczenie. Podatnicy, których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł, mogą wystawiać faktury poza KSeF aż do 1 stycznia 2027 roku. Należy jednak podkreślić, że odroczenie to dotyczy wyłącznie wystawiania faktur. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli przedsiębiorca nie musi jeszcze wystawiać dokumentów w systemie, to i tak jest zobowiązany do odbierania faktur w KSeF, jeżeli jego kontrahenci zdecydują się z niego korzystać.
Oznacza to konieczność posiadania dostępu do systemu i umiejętności jego obsługi, niezależnie od tego, czy obowiązek wystawiania faktur już go dotyczy.

Zmiany związane z KSeF wymagają odpowiedniego przygotowania organizacyjnego. Przedsiębiorcy powinni przede wszystkim ustalić, od kiedy dokładnie będą objęci obowiązkiem korzystania z systemu, a następnie wybrać sposób pracy w KSeF – czy będzie to narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów, czy rozwiązanie zintegrowane z używanym systemem księgowym. Istotne jest również zapewnienie odpowiednich dostępów i uprawnień dla pracowników odpowiedzialnych za wystawianie oraz odbieranie faktur, a także wcześniejsze przetestowanie całego procesu, aby uniknąć problemów po wejściu obowiązku w życie.
Więcej informacji na stronie Biznes.gov.pl